8 เทคนิค เขียนอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับสมัครงานอย่างไร ให้น่าสนใจ

General

เมื่อการสมัครงานในยุคปัจจุบัน บริษัทส่วนใหญ่มักจะให้เราส่ง Resume ไปให้ทางบริษัทพิจารณาในอีเมลก่อน ถึงจะทำการเรียกสัมภาษณ์ต่อไป ยิ่งไปกว่านั้นไม่ว่าจะเป็นบริษัทไทยหรือต่างประเทศก็มักต้องการอีเมลสมัครงานที่เป็นภาษาอังกฤษ เพื่อดูทักษะการสื่อสารเบื้องต้นของเรา สำหรับน้องๆ จบใหม่ หรือใครก็ตามที่กำลังมีปัญหาเกี่ยวกับการสมัครงาน น่าจะเริ่มสงสัยกันว่าแล้วการเขียนอีเมลสมัครงานภาษาอังกฤษที่ดีควรทำอย่างไร วันนี้เราเลยมี 8 เทคนิคดีๆ ในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับสมัครงาน มาฝากทุกๆ คนกัน

8 เทคนิคการเขียนอีเมลสมัครงานภาษาอังกฤษ

1. ก่อนอื่น! อย่าตกม้าตายเพราะชื่ออีเมลของคุณ

ชื่ออีเมลของคุณ ถือเป็นส่วนที่หลายคนมักจะละเลยหรือไม่ให้ความสำคัญ ชื่ออีเมลที่เหมาะกับการใช้สมัครงานควรใช้ชื่อที่เป็นกลาง เช่น ชื่อจริง – นามสกุล โดยไม่ต้องมีตัวเลข หรือตัวอักษรพิเศษ เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ และต้องไม่ตั้งชื่ออีเมลด้วยคำหยาบคายหรือชื่อแปลก ๆ  เรียกได้ว่าอีเมลที่เราเคยใช้เล่น MSN กับเพื่อนสมัยมัธยม ให้ลบทิ้งไปได้เลย 

ตัวอย่าง :

thanapol.a@email.com  , piyawan.r@email.com

  • (ชื่อจริงของคุณ . อักษรตัวแรกของนามสกุล)

2. ชื่อเรื่องต้องชัดเจนไปเลย ว่าต้องการสมัครงาน

ชื่อเรื่องของอีเมลที่ใช้ในการสมัครงานที่ดีนั้น คุณควรต้องระบุชื่อเรื่อง (Subject) ให้กระชับและชัดเจนไปเลยว่า คุณต้องการสมัครงานตำแหน่งอะไร เพราะชื่อเรื่องของอีเมลเป็นส่วนแรกที่ HR เริ่มพิจารณาว่าจะเปิดอ่านอีเมลของคุณ หรือ “คัดออก” เพราะถ้าคุณเขียนแบบไม่มีความเป็นมืออาชีพ หรือ เขียนผิด ตั้งแต่ชื่อเรื่องของอีเมล ก็มีโอกาสสูงที่ HR จะไม่เปิดอ่านอีเมลของคุณ

ตัวอย่าง :

Apply for Digital Marketing Executive – Mr.Tommy Engfinity

  • Apply for … Position (ชื่อตำแหน่ง) –  Your Name (ชื่อ-นามสกุล)

3อย่าลืมระบุชื่อผู้รับ ชื่อบริษัทที่คุณส่งอีเมลไปให้ถูกต้อง

ไม่ว่าคุณจะสมัครงานที่บริษัทไหน ในจดหมายสมัครงานของคุณควรต้องระบุชื่อบริษัทที่คุณส่งไป ลงไปด้วยเสมอ ไม่ควรเขียนเหมือนกันทุกอีเมล แล้วกด Forward ไปทีเดียวหลายๆ บริษัท เพราะทำให้การสมัครงานของเราดูไม่มีความเป็นมืออาชีพและเหมือนไม่ได้ใส่ใจ หรือไม่ได้ต้องการงานนี้จริงๆ เพราะฉะนั้น คุณควรระบุชื่อของผู้รับ ระบุตำแหน่ง (ในกรณีที่คุณทราบว่าผู้รับตำแหน่งอะไร) และชื่อบริษัทให้ถูกต้อง

ตัวอย่าง :

Mr./Mrs./Ms. (ชื่อ-นามสกุลของผู้รับ)

Human Resources Manager (ชื่อตำแหน่ง)

Engfinity Company Limited (ชื่อบริษัท)

4. กล่าวคำทักทายอย่างสุภาพ และมีความเป็นมืออาชีพ

เข้าสู่เนื้อหาของอีเมลที่ใช้ในการสมัครงานกันแล้ว โดยคุณควรเริ่มต้นเนื้อหาข้างในอีเมล ด้วยการกล่าวทักทายก่อน ซึ่งถ้าเป็นกรณีที่เป็นคนสนิทสนมหรือเป็นการทักทายในแบบทั่วไป ก็มักจะใช้ Hi / Hello ใช่ไหมครับ แต่หากเป็นการเขียนแบบทางการอาจจะต้องใช้คำสุภาพขึ้นมาหน่อย ซึ่งคำที่ควรใช้กับสถานการณ์ดังกล่าวคือคำว่า Dear (เดียร์) ครับ

ตัวอย่าง :

Dear …  Mr./Mrs./Ms. (ชื่อ-นามสกุลของผู้รับ)

5. ต้องบอกวัตถุประสงค์ของการส่งอีเมลในครั้งนี้ ให้ผู้รับได้ทราบด้วย

แน่นอนว่าเมื่อเริ่มเข้าสู่เนื้อหาของอีเมลแล้ว สิ่งที่ควรทำในลำดับถัดมาคือ ควรพิมพ์แจ้งให้ผู้รับได้ทราบว่า คุณเป็นใคร คุณส่งอีเมลนี้มาเพื่อวัตถุประสงค์อะไร คุณสนใจสมัครงานในตำแหน่งอะไร และอาจบอกเพิ่มว่าคุณไปเห็นตำแหน่งนี้มาจากที่ไหน 

ตัวอย่าง : 

My name is … (Your Name). I’m contacting you to apply for the Digital Marketing Executive position listed on JobsAB.com 

  • แปล  : ผมชื่อ… (ชื่อ-นามสกุลของคุณ) สาเหตุที่ติดต่อมาเพื่อสมัครงานในตำแหน่ง เจ้าหน้าที่การตลาดดิจิทัล ที่ลงประกาศอยู่ในเว็บไซต์ JobsAB.com

6. เขียนข้อความแนะนำตัวเองคร่าวๆ

มาถึงส่วนที่สำคัญที่สุดในอีเมลสมัครงานนั่นก็คือ การแนะนำตัว ซึ่งก่อนที่ HR จะกดดู Resume ของเรา เราควรจะสร้างความน่าสนใจตั้งแต่การเขียนอีเมลสมัครงานเสียก่อน โดยคุณอาจลองเชคดูว่างานที่คุณกำลังสมัครนี้ ต้องการทักษะหรือประสบการณ์แบบใดเป็นพิเศษหรือไม่ โดยคุณควรกล่าวถึงทักษะและประสบการณ์ที่คุณมี

หรือถ้าคุณเคยมีประสบการณ์ทำงานที่อยู่ในสายงานเดียวกันกับงานที่คุณสมัครก็ควรเขียนลงไปด้วยว่าคุณทำอะไรได้บ้าง เพื่อทำให้โปรไฟล์ของคุณดูมีความน่าสนใจมากขึ้น

ตัวอย่าง :

I’m Writing this message to apply for marketing communication position  in your company , I believe that my experience and my educational background can work in this position.

With a BA degree in Communication Arts , I have a full understanding of the Advertising Business and I also have experience in Digital Agency. And I’m enclosing a completed job application, my certification, my resume, and my portfolio.

  • แปล : ฉันเขียนข้อความนี้เพื่อสมัครงานตำแหน่ง Marketing Communication ในบริษัทของคุณฉันเชื่อว่าประสบการณ์และประวัติการศึกษาของฉันจะทำให้ฉันสามารถทำงานในตำแหน่งนี้ได้ ด้วยปริญญาตรีสาขานิเทศศาสตร์ทำให้ฉันมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในธุรกิจโฆษณา ฉันมีประสบการณ์การทำงานด้าน Digital Agency ด้วย และฉันได้แนบใบสมัครงาน ใบรับรอง Resume และ Portfolio ของฉันมาในเอกสารนี้ด้วย

7. จบให้สวยด้วยคำขอบคุณ และบอกช่องทางในการติดต่อกลับ

หลังจากที่เราได้แนะนำตัวเองคร่าวๆ ไปแล้วเราควรจบอีเมลสมัครงานของเราด้วยประโยคให้ผู้รับได้ลองกดดู Resume ของคุณ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณา เช่น “Please see my resume for additional information on my experience.” (กรุณาดูเรซูเม่เพื่อข้อมูลเพิ่มเติม) และควรขอบคุณผู้รับที่ได้สละเวลาอ่านอีเมล์ของคุณว่า “Thank you for your time and consideration.” ซึ่งในส่วนนี้เป็นมารยาทสากลที่ควรขอบคุณผู้ที่พิจารณาอีเมลของคุณ 

และคุณควรทิ้งช่องทางการติดต่อกลับให้กับทางบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเบอร์โทร อีเมล LineID  หรืออื่นๆ

ตัวอย่าง :

I can be reached anytime via email at example@email.com or my phone number, 089-123-4567.

และปิดท้ายว่า  I look forward to speaking with you about this employment opportunity.

8. ปิดท้ายอย่างสุภาพ อย่าลืมตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนกดส่ง

มาถึงส่วนสุดท้ายของอีเมลสมัครงานกันแล้ว หลายคนอาจจะเคยทำพลาดมากันมาบ้าง นั่นคือการจบอีเมลด้วยคำว่า Thank you ซึ่งเป็นคำที่ไม่เป็นทางการ อาจไม่เหมาะสมสำหรับการติดต่อเรื่องงานซักเท่าไหร่ ที่ต้องแสดงความเคารพต่อผู้ที่เราสนทนาด้วย ซึ่งคำที่ควรใช้ในสถานการณ์นี้ก็มีให้เลือกอยู่หลายคำ 

ตัวอย่าง :

Best regards ด้วยความเคารพ/นับถืออย่างสูง

Sincerely , Yours sincerely ด้วยความจริงใจ

Cordially yours ใคร่ขอแสดงความนับถือ

เดี๋ยว!! ก่อนที่เราจะกด Send นั้น สำคัญที่สุด อย่าลืมตรวจทานข้อความทั้งหมดอีกรอบ เพื่อดูว่ามีส่วนสำคัญตรงไหนผิดพลาดไปบ้าง เช็คตัวสะกด หลักไวยากรณ์ต่างๆ ให้ถูกต้อง โดยเราอาจใช้การตรวจเช็คผ่านโปรแกรมต่างๆ จะได้ไม่เกิดความผิดพลาดและทำให้ข้อความที่เราส่งไป ดูมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด

สรุป

หลังจากที่เราได้รู้ถึง 8 เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับสมัครงานกันไปแล้ว สำหรับใครที่กำลังมองหางานใหม่อยู่ แต่ไม่รู้จะเริ่มเขียนอีเมลอย่างไร ก็ลองเอาเทคนิคเหล่านี้ไปใช้กันได้เลย 

แต่ถ้าใครต้องการเรียนรู้ทักษะภาษาอังกฤษระยะยาว เพื่อใช้ในการทำงานและใช้ในชีวิตประจำวัน สามารถศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับคอร์สต่างๆ จาก Engfinity ที่มีให้เลือกหลากหลาย และสอนโดยผู้เชี่ยวชาญด้านภาษาอังกฤษ

เพราะปัจจุบัน ภาษาอังกฤษคือสิ่งสำคัญมากในการทำงาน การที่คุณเตรียมตัวให้พร้อมย่อมสร้างความได้เปรียบในการทำงานและทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

สนใจเรียนภาษาอังกฤษที่ Engfinity

กรุณากรอกรายละเอียดด้านล่างให้ครบถ้วน